Lorsque l'activité d'une ESN s'intensifie, cela s'accompagne souvent d'une augmentation du nombre de collaborateurs et d'une transformation des processus de gestion internes.

Pour maîtriser ces changements, simplifier les opérations et anticiper les évolutions futures, un logiciel de gestion d'entreprise également connu sous l’acronyme ERP s'avère être un outil indispensable pour gérer la croissance. 

Face aux nombreux ERP du marché, l’essentiel est de se poser les bonnes questions.

Dans cet article, nous vous expliquons les critères à prendre en compte dans le choix de votre logiciel de gestion d’entreprise.

 

Mise à jour le 01/25/2021 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ?

Logiciel de gestion d’entreprise / Définition

Un logiciel de gestion d’entreprise, également connu sous l’acronyme anglais « ERP » (Enterprise Resource Planning) ou en français « PGI » (Progiciel de gestion Intégré), est une solution informatique dont le but est d’assister les décisionnaires dans la gestion de l’entreprise.

Le progiciel facilite le suivi des activités de l’entreprise : gestion de la facturation, des tâches commerciales, etc.

 

ESN :Pourquoi choisir un logiciel de gestion d'entreprise ?

Nombre d'ESN débutent leur activité en utilisant la suite Office de Microsoft pour la gestion de leur entreprise. Malgré la puissance de Word et d'Excel, quand la société monte en charge, de plus en plus de fichiers sont créés, les informations sont dispersées et parfois erronées à cause d'erreurs de saisie ou de recopie. 

Avec cette quantité de fichiers hétérogènes, il est quasiment impossible d'avoir une vue en temps réel de son activité pour pouvoir anticiper des changements ou réagir à temps en cas de problème. 

Un logiciel de gestion d'entreprise répond à ces problématiques : il permet d'accompagner au mieux la croissance de son ESN, de mieux gérer ses ressources humaines, d'optimiser et d'automatiser ses processus, de simplifier les tâches récurrentes et de piloter son activité en temps réel.

Il devient le socle de l'entreprise en offrant l'accès à une base de données unique qui simplifie de nombreux aspects de la gestion quotidienne.

 

 

La liste non exhaustive des fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré pour les sociétés de Services et les cabinets de Conseil

Les fonctionnalités que propose un logiciel de gestion d’entreprise peuvent varier en fonction des spécificités de la solution. En effet, cette dernière peut être dédiée pour les PME, TPE, pour les ESN, etc.

Ici nous vous parlerons des fonctionnalités des ERP dédiés aux sociétés de Services et cabinets de Conseil.  

 

La gestion de la relation client ou CRM

Cette fonctionnalité permet de manager le suivi de la relation client et de la prospection.

Chaque opportunité (demande client, appel d’offre) est référencée afin d’être suivie et d’y apporter la meilleure des réponses : propositions commerciales, devis, profils, etc.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• La gestion des comptes clients et prospects
• Pilotage de la prospection
• Déclaration des opportunités
• Etc

La gestion des affaires

Cette fonctionnalité permet de suivre toutes les étapes des projets ou des missions. Elle fournit une vision globale sur les contrats et ce qui s’y rattachent : ressources disponibles, tâches à réaliser, états d’avancement, etc.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Référentiel des prestations
• Génération des propositions commerciales / devis
• Suivi des contrats, des avenants
• Base des ressources opérationnelles
• Planification des collaborateurs
• Etc

La gestion de la facturation

Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos factures en quelques clics seulement, de leur pré-génération à leur comptabilisation.

Vous pouvez réorganiser, contrôler, enrichir vos factures grâce aux données préremplies par la solution. Vous n’oublierez plus de facturer certaines choses et vous pourrez vous focaliser sur les nouveaux contrats à facturer sur le mois.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Gestion des acomptes
• Préparation des factures
• Facturation et suivi des règlements
• Gestion de l’affacturage
• Relance des clients
• Etc

La gestion des achats

La gestion des achats donne une vision transverse à l’entreprise sur ses fournisseurs, bons de commande et factures d’achats. Ainsi, l’entreprise connaît ses dépenses et peut analyser ses charges pour les optimiser.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Une base fournisseurs
• Base de produits et de prestation
• Réception automatique des factures
• Suivi des paiements fournisseurs
• Etc

La gestion des ressources humaines

Cette fonctionnalité permet de suivre tout ce qui est relatif aux ressources humaines de l’entreprise à savoir : l’on-boarding, l’off-boarding, le registre du personnel, les absences, les formations, etc.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Gestion du personnel de A à Z
• Accès au dossier de chacun des collaborateurs
• Gestion du télétravail
• Gestion et pilotage des absences
• Etc

La gestion des temps

La gestion des temps correspond au suivi de l’activité de vos collaborateurs (temps passé sur telle ou telle activité, absences, etc). Ce suivi donne de nombreuses informations utiles et notamment pour le suivi des affaires et donc la rentabilité de l’entreprise. La planification des ressources qui permet de prévoir le staffing des collaborateurs permet de s’organiser et d’anticiper.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Compte rendu d’activité / Feuille des temps
• Planification
• Demande d’absences
• Compte épargne temps
• Etc

La gestion des notes de frais

Le bon suivi et la bonne gestion des notes de frais au sein d’une entreprise est fondamental. Les frais professionnels peuvent être liés à une affaire pour être refacturés, un système de workflow permet de valider ou refuser des notes de frai, etc.

Si l’ERP le permet : les justificatifs des frais peuvent être dématérialisés et servir de valeur probante pour l’administration sociale et fiscale.

On peut retrouver des fonctionnalités comme :

• Types de frais
• Déclaration des frais
• Avances sur frais
• Gestion des remboursements
• Etc

 

Les 3 étapes pour bien choisir son ERP pour les sociétés de Services et les cabinets de Conseil

Le processus pour choisir son logiciel de gestion d'entreprise peut s'effectuer en 3 temps :

• Définir les fonctionnalités nécessaires à sa gestion d'entreprise
• Retenir les applications répondant à ces critères
• Tester et sélectionner le logiciel le plus adapté à ses besoins

 

1. Définir les fonctionnalités

Pour trouver le bon logiciel, il faut définir précisément ses besoins spécifiques. Pour cela, il faut identifier les processus que devra couvrir ce nouveau logiciel de gestion. 

 

Télécharger gratuitement les fonctionnalités de VSActivity

 

Voici une liste de questions permettant de préciser votre besoin et de définir les fonctionnalités indispensables :

• Quel est votre budget ?
• Combien d'utilisateurs sont concernés par l'utilisation de ce logiciel ?
• Quels sont les métiers de ces utilisateurs et quels modules vont-ils utiliser : Recrutement ? Ressources Humaines ? Saisie des temps et des absences ? Gestion des affaires ? Facturation ? CRM ? Achats ? Gestion financière ? etc.
• Souhaitez-vous une solution adaptée aux TPE-PME ou aux grandes entreprises ?
• Souhaitez-vous un logiciel adapté à votre domaine d'activité ou une application généraliste ?
• Le logiciel doit-il être intégré à d'autres applications ?
• Quel type de support souhaitez-vous ? En France ? A l'étranger ? Par téléphone ? Par e-mail ?
• Souhaitez-vous que vos données soient hébergées sur des serveurs en France ?

 

2. Retenir les logiciels répondant à ces critères

Une fois les critères clairement définis, et les besoins de chaque utilisateur recensés, procédez à une recherche des logiciels du marché et comparez leurs fonctionnalités avec vos besoins. Rapidement, vous serez en mesure de shortlister 4 ou 5 logiciels.

 

3. Testez les logiciels retenus et faîtes le bon choix

Bien choisir votre logiciel de gestion d'entreprise, c'est rendre votre entreprise plus agile. La mise en place d'un ERP sert à améliorer le fonctionnement global des services opérationnels de l'entreprise. Il présente un réel avantage organisationnel et fonctionnel et devient rapidement un outil indispensable au quotidien. 

C'est pourquoi vous devez prendre votre décision finale après avoir évalué et comparé chaque logiciel. Ainsi votre choix se portera sur le bon logiciel, à la fois agile et flexible, qui s'adaptera au fonctionnement de votre entreprise. 

 

Pour conclure sur la manière de choisir son logiciel de gestion

Implémenter un progiciel de gestion est un projet à ne pas négliger car il est structurant pour votre entreprise.

L’entreprise doit prendre en compte, ses besoins, ses attentes et ses spécificités pour choisir le bon logiciel.

Il ne faut pas hésiter à tester les solutions pour se faire un propre avis et savoir si cela correspond aux besoins de l’entreprise.

 

 

 

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