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Les ordres de mission au sein des sociétés de services et des cabinets de conseil
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Obligatoire et souvent omis, l’ordre de mission est un document que l’employeur doit fournir à son salarié en déplacement professionnel.
Les conditions d’application de ce document dépendent de la convention collective à laquelle l’entreprise est rattachée.
Dans cet article, on vous explique :
- Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?
- Les mentions obligatoires.
- On vous donne un modèle d’ordre de mission.
C’est quoi un ordre de mission ?
Ordre de mission définition
Un ordre de mission est un document obligatoire, qui prend soit la forme d’un formulaire ou d’une lettre, qui est transmis à un salarié partant effectuer une mission en dehors de son entreprise ou son domicile.
Le document transcrit les conditions d’exécution de ladite mission. Il peut être permanent, si le collaborateur concerné, de par ses fonctions, est amené à effectuer de nombreux déplacements.
Quand établir un ordre de mission ?
L’ordre de mission doit être établi avant le déplacement du collaborateur sur le lieu de sa mission et Il doit être signé par l’employeur.
Que couvre un ordre de mission ?
Un ordre de mission, en plus d’être obligatoire, permet au salarié de conserver tous les avantages et protections liés à son statut (couverture en cas d’accident de travail, …). De plus, ce document sert de justificatif lorsque ce dernier devra se faire rembourser ses frais professionnels (frais kilométrique, restauration, hébergement…).
En effet, si le salarié ne dispose pas de ce document, ces déplacements professionnels seront considérés comme étant privés (en dehors du trajet entreprise domicile).
Du moins, c’est ce que prévoient les articles L411-1 et L411-2 du Code de la sécurité sociale :
"Est considéré comme accident du travail, quelle qu'en soit la cause, l'accident survenu par le fait ou à l'occasion du travail à toute personne salariée ou travaillant, à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d'entreprise. " ( art L411-1)
" Est également considéré comme accident du travail, lorsque la victime ou ses ayants droit apportent la preuve que l'ensemble des conditions ci-après sont remplies ou lorsque l'enquête permet à la caisse de disposer sur ce point de présomptions suffisantes, l'accident survenu à un travailleur mentionné par le présent livre, pendant le trajet d'aller et de retour, entre :
1°) la résidence principale, une résidence secondaire présentant un caractère de stabilité ou tout autre lieu où le travailleur se rend de façon habituelle pour des motifs d'ordre familial et le lieu du travail. Ce trajet peut ne pas être le plus direct lorsque le détour effectué est rendu nécessaire dans le cadre d'un covoiturage régulier ;
2°) le lieu du travail et le restaurant, la cantine ou, d'une manière plus générale, le lieu où le travailleur prend habituellement ses repas, et dans la mesure où le parcours n'a pas été interrompu ou détourné pour un motif dicté par l'intérêt personnel et étranger aux nécessités essentielles de la vie courante ou indépendant de l'emploi. " ( art L411-2)
Autrement dit, le collaborateur victime d’un accident du travail lors d’une mission doit prouver que ce déplacement se faisait bien dans le cadre de son travail.
C’est précisément dans ce contexte que délivrer un ordre de mission à un salarié missionné en dehors de son entreprise est INDISPENSABLE et OBLIGATOIRE.
Les mentions obligatoires d’un ordre de mission pour les sociétés de services et les cabinets de conseil
Comme évoqué précédemment, l’ordre de mission établit les conditions de la mission. Ces conditions sont généralement établies par des accords d’entreprise ou note de service.
C’est la Syntec qui établit la convention applicable aux salariés des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils.
La convention collective Syntec appuie le fait suivant, qu’il soit en déplacement en France métropolitaine ou en dehors de la France, le salarié doit recevoir un ordre de mission avec les conditions de la mission.
Les mentions qui doivent figurer dans le document dépendent de la zone géographique et de la durée du déplacement.
Les mentions obligatoires d’un ordre de mission pour un déplacement en France métropolitaine
- L’objet de la mission
- Les dates de début et de fin de la mission
- Le motif de la mission
- L’adresse complète du déroulement de la mission
- Les transports qui seront utilisés par le salarié.
- La signature de l’employeur.
Les mentions obligatoires d’un ordre de mission pour un déplacement en dehors de la France de moins de six mois
L’ordre de mission établi pour un déplacement en dehors de la France est un avenant au contrat.
Au sein de ce document, devront figurer les informations suivantes :
- Nom, prénom, qualité et adresses des parties prenantes.
- Le motif, la durée et le lieu de la mission
- Les dispositions concernant les transports et voyages
- La possibilité d’utiliser un véhicule personnel ou non
- La couverture des risques et des frais de voyage et de déplacement
- La nécessité d’un contrôle médical ou de vaccins
- Le lieu de rapatriement suite au déplacement professionnel
- La référence à l’accord d’entreprise concernant le déplacement et la mission
- La rémunération, les indemnités de séjour, les primes éventuelles, etc
- Les modalités de règlement de la rémunération, des primes et avances ainsi que les incidences fiscales
- Les conditions de logement si besoin
- Les conditions de déplacement au sein du nouveau pays
- Les conditions concernant les congés payés
- Les conditions de préavis
- Les conditions de réinsertion en France après la mission
Les mentions obligatoires d’un ordre de mission pour un déplacement en dehors de la France de plus de six mois
Toutes les informations précédentes en ajoutant les suivantes :
- Si le salarié peut emmener sa famille
- Les conditions de voyages du salarié et sa famille
- Le maintien ou non des régimes de retraite et de prévoyances, du régime des Assedic
- La couverture des risques maladies et accidents
- Le maintien ou la compensation des prestations familiales
- La réintégration du salarié au sein de sa société d’origine
- La réintégration dans des conditions équivalentes à celles avant son départ
Les mentions obligatoires d’un ordre de mission pour un déplacement en dehors de la France dans un pays à risques politiques et climatiques dangereux
Si la mission a lieu dans un pays a risques et climatiques dangereux, l’ordre de mission doit également intégrer les informations suivantes :
- La couvertures des risques politiques et sociaux, la garantie d’être rapatrié en cas de problème.
- Les particularités des conditions de travail
- Les précautions à prendre (maladies spécifiques, soins, …)
- Les conditions concernant la fiscalité, le change et les transferts de fonds.
Ordre de mission et déplacement professionnel
Nous évoquions le fait qu’un ordre de mission était également important afin que le salarié se fasse rembourser ces frais professionnels.
Dans la mesure où les frais professionnels nécessitent des justificatifs prouvant le caractère professionnel des dépenses ; L’intégration aux justificatifs, de l’ordre de mission permet d’appuyer ce fait.
En effet, l’ordre de mission comporte, les dates, le lieu et d’autres informations qu’il est possible de croiser avec les tickets de caisse et factures présentés par le collaborateur.
Modèle d’ordre de mission pour les sociétés de services et les cabinets de conseil
Les plus d’un ERP dans la gestion des ordres de mission
Etant donné qu’au sein des entreprises type ESN, cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie en autres, les salariés sont amenés à effectuer des déplacements professionnels, il est indispensable pour les entreprises de pouvoir fournir l’ordre de mission en amont de la prise de fonction du collaborateur.
Dans ce contexte, un ERP comme VSA est bénéfique puisqu’il permet :
- La production d’ordre de mission liée à une affaire, automatiquement.
- L’édition au format word de l’ordre de mission.
- De transmettre en quelques clics l’ordre de mission au salarié.
- La consultation depuis son espace collaborateur de l’ordre de mission par le salarié.
- La création de modèles d’ordre de mission
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