Gain de temps, d’argent et réactivité sont les termes employés par Benoit AUMARD, Directeur qualité chez UTI Group, pour décrire VSActivity et son impact au sein du groupe.

  Benoit AUMARD - Directeur qualité chez UTI Group

Pouvez-vous présenter UTI Group ?

UTI Group est une société de services en informatique cotée en bourse, certifiée ISO 9001 version 2015 et qui a une démarche RSE évaluée chaque année par l’organisme EcoVadis.

Créée en 1986, elle est spécialisée en conseil et en ingénierie dans les domaines de la banque, de la finance, de l’assurance, de l’industrie et des services.

La société est implantée sur 3 sites : Paris (Levallois Perret), Lyon et Strasbourg (Schiltigheim).

Et pouvez-vous définir, s’il vous plaît, votre rôle au sein de UTI Group ?

En tant que Directeur qualité, je suis en charge de la qualité du groupe, référencée sur la norme ISO 9001. Je suis également responsable RSE et du système d’informations. Cela va de la maintenance des produits informatiques jusqu’aux câbles réseau.

Dans quel contexte, UTI Group a choisi de mettre en place un ERP métier en mode Saas ?

Certains cadres de l’entreprise en charge du système d’information et des outils de gestion étaient susceptibles de partir à la retraite à plus ou moins long terme.

Il était donc nécessaire de pouvoir trouver une solution pour faire évoluer les 7 outils de gestion développés en interne, qui dataient des années 90 et qui commençaient à s’essouffler.  

Le choix a été fait de s’orienter vers une solution clé en main plutôt que de redévelopper une solution en interne.

Pourquoi avez-vous choisi VSA chez UTI Group ?

Après une étude de marché, VSA est l’outil qui a su sortir du lot du fait de son côté bien structuré, sa double proposition On Premise et SaaS ainsi que, par la réactivité du service commercial.

VSA était capable d’absorber toutes les données provenant de différentes origines et les centraliser dans un seul et unique contenant.

UTI est cotée en bourse sur un marché très réglementé, soumis à des normes particulières et certaines vérifications beaucoup plus importantes que nos concurrents, il était donc primordial, notamment pour toute la partie facturation, d’avoir un outil calé avec toutes les obligations que nous impose la réglementation française.

Quelles étaient les craintes par rapport à la mise en place d’un ERP au sein de votre entreprise ?

La principale crainte de la direction était de ne pas être capable de facturer suite au démarrage. C’est la raison pour laquelle, nous avons déjà commencé par implémenter le logiciel en région.  

Comment s’est déroulée l’intégration VSA et les relations avec nos équipes ?

Dès le premier mois, nous avons pu facturer et nous avons été très bien encadrés par Guillaume et votre équipe.

Un gros travail en amont a été réalisé avant la mise en place de VSA chez UTI Group en collaboration avec les équipes Veryswing. Notamment une préparation pour la reprise de données, l’étude des besoins pour des développements spécifiques et des sessions de formations et d’assistance pour accompagner les équipes.

Le démarrage s’est fait en deux temps, d’abord sur les deux entités en province puis sur Paris. L’objectif était de pouvoir caler parfaitement l’utilisation en province pour s’assurer d’un bon fonctionnement dès le départ sur Paris qui représente près de 80% de l’activité d’UTI Group.

Au démarrage, UTI Group a souhaité partir sur un mode On Premise, mais l’équipe dirigeante s’est rendu compte qu’il fallait simplifier la gestion et la maintenance du système d’information et ainsi alléger les coûts importants générés. Le mode SaaS proposé répondait mieux à ces attentes.

Quels résultats avez-vous constatés après plus 2 ans d’utilisation de VSA ?

Nous avons pu arrêter l’utilisation des 7 outils, au niveau administratif c’est plus rapide surtout avec les factures. Maintenant, nous pouvons éditer toutes les factures en une fois. Les reportings sont plus rapides grâce aux données que génère VSA. Pour la petite anecdote, la direction dit souvent « la donnée qui est vraie c’est la donnée de VSA ».

Trois mots pourraient résumer les bénéfices : gain de temps, d’argent et réactivité.

Cette année nous avons commencé la dématérialisation des ordres de mission, qui sont maintenant accessibles depuis VSA. D’une part, au niveau de l’économie papier c’est un vrai plus, puis nous gagnons 1/2 journée de travail sur les bulletins de paie, nous économisons sur l’envoi postal.

Pour vous donner un autre exemple, dans le cadre de la norme de qualité, nous devons évaluer la satisfaction de nos collaborateurs. Nous avions l’habitude d’envoyer un questionnaire papier par la poste qu’ils devaient nous retourner de la même manière. Autant vous dire que le taux de retour était faible.

A présent, le questionnaire se fait via le progresse plan sur le CRA et nous sommes passés de 30% à 95% de retour.

Un autre point, pour les commerciaux qui se déplacent chez le client, le fait d’avoir accès aux informations en temps réel est plus pratique. Ils peuvent envoyer un CV en direct par exemple. Nous avons un meilleur taux de réactivité.

Globalement, tout le monde sait où se trouvent les informations et nous l’avons vraiment senti dans le déroulement de nos processus.

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans VSA ?

L’un des vrais points forts de VSA, c’est le côté réactif du support. Parfois nous avons des tickets assez sensibles. Par exemple sur une facture à envoyer à un client ou des sujets qui peuvent devenir vite compliqués et pour lesquels nous avons besoin d’aide rapidement, pour cela le support est ultra réactif. Je me rappelle que j’avais fait un ticket un vendredi à 17h et je ne pensais pas avoir de retour avant un petit moment. Figurez-vous que j’ai eu un retour 30 min après et avec une solution à mon problème.  

Ensuite il y a la quantité de données présente, sa rapidité et le fait qu’il soit complet.

Recommanderiez-vous VSA ?

Oui