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  Témoignage
09/06/2017

Comment Ai3 obtient des gains de productivité importants en simplifiant ses processus de de gestion des temps et de facturation

La gestion de la facturation, qui prenait entre 10 et 15 jours/mois avant VSActivity, est maintenant effectuée en 3 jours maximum.

Cédric Jimenez, Directeur Général, Ai3
Cédric Jimenez



Le cabinet de conseil Ai3 gagne en productivité et en efficacité en simplifiant et en automatisant ses processus de gestion des temps et de facturation avec la solution VSActivity de l'éditeur Veryswing.

Besoin de l'entreprise
La Direction d'Ai3 recherchait une solution facile et rapide à mettre en place pour simplifier ses processus de facturation et de gestion des temps collaborateurs.

Solution
VSActivity offre l'ensemble des fonctionnalités indispensables pour gérer une activité de conseil, gagner en productivité et fluidifier l'information au sein des différents services de l'entreprise.

Principaux bénéfices client

  • Des fonctionnalités totalement adaptées à l'activité des cabinets de conseil
  • Une mise en oeuvre très rapide et facile
  • Un traitement administratif automatisé et simplifié
  • Des gains de productivité importants
  • Un outil de pilotage indispensable pour le Management
  • Une prise en main aisée pour chaque nouveau collaborateur grâce à l'interface intuitive et mobile

Profil de l'entreprise
Ai3
Secteur Cabinet de conseil
Effectif 240
Chiffre d'affaires 16,5 millions d'euros
Implantations 6 en France

Une relation de confiance et un accompagement

Ai3 est un cabinet de conseil de 240 personnes créé en 2007 disposant de 6 implantations en France. La société réalise un chiffre d'affaires de 16,5 millions d'euros.


Une application développée en interne mais trop limitée

Afin de gérer les temps de ses collaborateurs, Ai3 a développé en interne une application pour la saisie des temps. A partir de ces informations, l'Equipe Facturation était en mesure de gérer, via Excel, tout son processus de facturation et de relance client. Mais ce processus, long et fastidieux, n'était pas sans source d'erreur, dû aux multiples saisies nécessaires.
Fin 2012, le Management de Ai3 s'est fixé comme objectif de s'équiper d'une solution proposant deux fonctionnalités prioritaires : la simplification et l'automatisation des processus de gestion des temps des collaborateurs et des processus de facturation.


Nécessité de s'équiper d'un ERP métier

Lors de la phase de recherche de solutions, Ai3 s'est d'abord tourné vers des logiciels proposés par de gros éditeurs mondiaux, mais leurs offres, trop généralistes, nécessitaient un développement long et coûteux pour pouvoir répondre aux besoins métiers précis d'Ai3.
Ai3 a alors orienté ses recherches vers des solutions métiers proposant en standard des fonctionnalités plus ciblées.

Cédric Jimenez, Directeur Général, rappelle :

Nous avons retenu VSActivity car la solution proposaient les fonctionnalités les plus abouties en termes de gestion de la facturation et des temps des collaborateurs. L'implémentation fut très rapide : en 2 mois l'outil était opérationnel pour ces 2 fonctionnalités prioritaires. Les autres modules ont été déployés au fur et à mesure.  


Un ROI très rapide, et un outil de pilotage devenu indispensable

Ai3 a constaté rapidement des gains de productivité.
Cédric Jimenez explique que :
La gestion de la facturation, qui prenait entre 10 et 15 jours/mois avant VSActivity, est maintenant effectuée en 3 jours maximum.  

Côté collaborateurs, les équipes apprécient cet outil intuitif qu'ils utilisent au quotidien pour la gestion de leur temps.

Enfin pour le Management, il s'agit d'un véritable outil de pilotage. Ayant accès à la base de données de VSActivity, l'extraction des données vers une base SQL est aisée et permet ensuite de produire avec Power BI les analyses indispensables à leur métier.

Cédric Jimenez met en avant le levier de croissance apporté par VSActivity :
Nous apprécions la prise en main rapide de l'outil : chaque nouveau collaborateur est très vite opérationnel sur VSActivity pour la saisie de ses temps, de ses frais et de ses congés car l'utilisation est intuitive.
Notre société est passée de 110 collaborateurs en 2013 à 240 aujourd'hui. Grâce à VSActivity, nous avons pu gérer cette croissance sans modifier nos ressources administratives
 



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