Le logiciel dédié aux métiers du Conseil et du Service

Fonctionnalités riches et intégrées


Chaque collaborateur (direction, administratif, financier, manager, commercial, ingénieur,...) peut utiliser VSA et ainsi gagner beaucoup de temps pour se focaliser sur des actions à plus forte valeur ajoutée.


VSA se décline en deux offres : Business et Enterprise.

Les fonctionnalités de chaque offre sont listées ci-dessous.

Portail / Tableau de bord
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Informations personnelles
Communiqués et documents d'entreprise
Alertes commerciales et RH
Tâches et workflows à traiter
Graphiques, demandes en cours,...

Recrutement
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Alertes de recrutement
Gestion des offres d'emploi
Suivi des candidats : base candidats, compétences, étapes et actions de recrutement, positionnement,...
Reconnaissance et analyse sémantique des CVs pour une création rapide des candidats
Création automatique de nouveaux candidats par push e-mail vers l'application (adresse e-mail paramétrable et dédiée)
Attachements et indexation full-text des fichiers Word et Pdf
Génération des contrats de travail à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Actions de recrutement synchronisables avec les agendas, envois directs des e-mails,...
Indicateurs de recrutement

Ressources Humaines
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dont les Notes de frais
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Alertes RH
Notes de frais avec gestion multi-TVA, multidevise, refacturation, acompte, forfaits de frais, carte affaires ou entreprise,... : deux modes de saisie possibles pour la déclaration
Avances sur frais, et remboursements des frais validés
Génération des fichiers de virements SEPA pour rembourser les frais
Demandes d'absence et leur suivi par workflow
Registre du personnel électronique
Dossiers complets des collaborateurs
Gestion de tous les types de contrats et rémunérations (TNS/mandataire, salarié, temps partiel,...)
Gestion des rémunérations variables
Gestion des avantages (mutuelle, transports, indemnités repas, packages,...)
Gestion des formations et des certifications
Gestion du référentiel de matériel et gestion des prêts de matériel
Gestion des véhicules personnels
Gestion des entretiens (annuels,...)
Gestion des visites médicales et des arrêts maladie
Gestion des accidents du travail
Gestion des justificatifs de titres de transport
Gestion de profils types (ou grades) pouvant porter des objectifs et des coûts
Gestion des compétences et de l'expérience professionnelle
Demandes d'absences (CP, RTT,...)
Gestion des compteurs CP, RTT et récupération
Gestion du compteur personnel de formation (CPF)
Préparation de la paie (contrôles et retraitements) puis arrêté possible pour le suivi des écarts d'un mois sur l'autre
Mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés aux collaborateurs
Indicateurs RH (entrées, sorties, taux de renouvellement, kms, hommes/femmes, frais, pyramides des âges,...)
Cartes et localisation

CRM & prospection
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Affaires (mission/projet)
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Alertes commerciales
Gestion de la Relation Client (GRC / CRM)
Tâches et actions commerciales
Synchronisation de certains types de tâches avec les agendas
Création / historisation automatique de nouvelles tâches CRM par push e-mail vers l'application (adresse e-mail paramétrable et dédiée)
Base prospects
Base clients
Base fournisseurs (sous-traitants,...)
Synchronisation des contacts pour une disponibilité sur smartphone
Gestion des contacts en doublon
Gestion des référencements
Référentiel des prestations, des produits et des autres unités d'oeuvre (astreintes, coupons, tickets,...)
Référentiel pour les environnements de compétences (opportunités, prospects, clients,...)
Gestion des opportunités et des propositions commerciales/devis
Gestion d'affaires avec possibilité de mixer différentes natures de vente : régie, forfait, (re)vente, abonnement,...
Génération des propositions/devis à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Gestion des affaires internes (affaires inter-sociétés)
Suivi commercial assisté par des rappels et des alertes (signature, dépassement, renouvellement,...)
Base des ressources opérationnelles (Inter-Contrat et disponibilité, tarif, positionnement, mobilité, compétences,...) : internes, externes et candidats
Récupération automatique des correspondances (matching des compétences) entre les ressources et le business
Génération des CV d'entreprise des collaborateurs à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Gestion de listes de diffusion, et push e-mail des demandes ou des inter-contrats
Gestion d'un référentiel de documents (commerciaux, administratif,...) utilisables par le CRM (envoi d'e-mail,...)
Gestion des fiches de références réutilisables pour répondre aux opportunités (Appels d'offre,...)
Gestion d'axes analytiques sur les affaires pour un suivi spécifique d'offres de services, par exemple
Indicateurs (contacts commerciaux, actions commerciales faites, suivis,...)

Activités / Planification / Projets
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Compte-Rendu d'Activité (CRA) et feuilles des temps : deux modes de saisie possibles pour la déclaration des activités
Déclaration des astreintes, des heures non ouvrées ou de tickets traités
Saisie contrôlée de l'activité en jours, heures ou autres unités d'oeuvre
Positionnements (planifié et réel)
Calendrier des activités
Planification des activités de vos ressources avec simulation de rentabilité : vision à la demi-journée ou au mois
Gestion opérationnelle des affaires : affectations, échéanciers et pilotage des projets
Reste à faire sur les projets
Gestion et transmission des ordres de missions à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Gestion et diffusion des suivis de missions (début, suivi et bilan de fin) à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Gestion et édition des Procès Verbaux de réceptions (livraison, recette projet, feuille de présence pour les formations,...) qui peuvent être des conditions de facturation, à partir de modèles Word personnalisables (.docx)
Etat préparatoire au Crédit Impôt Recherche (CIR)
Indicateurs (staffing, TACE, TACI, TJM,...)

Achats
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Base fournisseurs (sous-traitants,...) 
Registre des collaborateurs sous-traitants
Génération, création et gestion des bons de commande fournisseurs
Réception automatique des factures de sous-traitances et de reventes (contrôle opérationnel et de gestion)
Factures fournisseurs de toute nature
Avoirs fournisseurs
Liens avec les factures clients pour assurer un suivi en cas de paiement solidaire
Suivi des paiements fournisseurs
Documents attendus (Assurances, etc.) et alertes
Evaluation des fournisseurs
Génération des fichiers de virements SEPA pour payer les fournisseurs

Facturation
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Forfait, régie, régie forfaitée, (re)vente de produits, apport d'affaire, abonnement,...
Gestion des acomptes
Préparation des factures
Gestion des bons de validation (bon de livraison ou bon de remise) : validation opérationnelle avant la soumission à la comptabilité fournisseur de vos clients (Grands comptes,...)
Annotation et comptabilisation des factures
Facturation inter-sociétés
Gestion des avoirs sur facture ou autonomes (RFA : Remise de Fin d'Année,...)
Règles de numérotation personnalisées (sans contraintes que l'application imposerait)
Modèles d'édition personnalisables pour les factures et avoirs
Gestion des conditions de facturation
Suivi des envois aux clients (e-mail et courrier) avec envoi par e-mail depuis VSA
Suivi des règlements clients (enregistrement en masse, règlements partiels, historique,...)
Relance des clients : édition des comptes et des encours clients, et assistant de relance (scénario téléphonique, modèles personnalisables d'e-mails pour un envoi depuis VSA et de lettres-type pour un envoi postal)
Indicateurs (encours, délais,...)

Gestion financière
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Gestion des comptes
Charges et produits externes et complémentaires
Compte d'exploitation
Suivi d'exploitation mensuel
Calendrier et élaboration budgétaire
Suivi budgétaire
Suivi des encours (PCA et FAE)

Business Intelligence :
analyses et tableaux de bord
pour piloter l'entreprise

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Reporting temps réel !
Ventilation des activités et rentabilité des collaborateurs
Indicateurs opérationnels (staffing, TACE, TACI, TJM,...)
CA selon différents axes d'analyse (commerciaux, clients, natures, axes analytiques personnalisables,...)
Rentabilité des contrats, fiche affaires détaillée et fiche mission/projet
Entonnoir des ventes (cycle Opportunités -> Propositions/Devis -> Affaires et taux de conversion)
Prévisionnel commercial (lié au CRM et à la planification)
Indicateurs commerciaux (liés au CRM)
Suivi RH (indicateurs, masse salariale, frais,...)
Indicateurs de recrutement
Facturation : écarts, encours, délais clients
Rapports et graphiques personnalisables

Administration

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Gestion multi-entités (société, groupe, filiale, Business Unit, équipe, pôle projet,...)
Multi-entités facturantes / inter-sociétés
Sécurité applicative avancée (utilisateurs, droits,...)
Paramétrage applicatif riche (règles de gestion,...)
Règle de calcul du PRJ (Prix de Revient par Jour) détaillée, riche et personnalisable en temps réel
Workflows multi-niveaux paramétrables par type (CRA, NDF, Absences,etc.), par entité et/ou par collaborateur
Modèles de documents (éditique, email, courrier,...)
Types d'alertes (destinataires et règles)
Déclencheurs d'actions (exemple : envoi d'un e-mail et/ou création d'une tâche CRM lors d'une conversion de prospect en client)
Gestion des taxes (TVA)
Gestion des devises et des taux de change
Gestion du closing mensuel
Moteur d'alertes e-mails et gestion de tâches périodiques (rappels aux collaborateurs, alertes commerciales et RH,...)
Traçabilité et logs

Gestion des fichiers

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Enrichissez la majorité des informations avec des documents attachés
Attachement aisé de plusieurs fichiers par glisser-déposer
Stockage des attachements en base de données
Nombre illimité de documents

Interfaces / Imports et exports
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VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Chargement en masse de données (compteurs CP-RTT-DIF, prospects, candidats, budgets,...)
Interfaces comptables (Ebp, Ciel, Sage, Cegid,...)
Interface vers la paie
Interface vers des factor (Factonet,...)
Interfaces entrantes (règlements clients, données de paie,...)
Web Services (rest ou soap) peuvent être ouverts, adaptés,...

Authentification automatique

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Connectez-vous à VSA grâce à un compte Authentification à VSActivity avec un compte Google (Gmail,...)
Connectez-vous à VSA grâce à un compte Authentification à VSActivity avec un compte Microsoft Live ID (Live ID, Office 365, outlook.com)
Connectez-vous à VSA en utilisant votre annuaire LDAP
Connectez-vous à VSA grâce à un compte e-mail (protocole POP ou IMAP)

Fonctionnalités mobiles

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Utilisable à 100% depuis un navigateur Internet
Accès à l'application en mobilité depuis un navigateur Internet (smartphone ou tablette)
Synchronisation des contacts de l'application (candidats, collaborateurs, contacts,...) avec les contacts de votre mobile : CardDAV

Applications mobiles Android (PlayStore) et iOS (AppStore) utilisables en mode déconnecté pour la saisie des CRA et des notes de frais.
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Développements spécifiques intégrés

VSActivity BUSINESS VSActivity ENTERPRISE
Ecrans, rapports, traitements, éditions sur mesure

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