Notes de frais
Gérez et contrôlez les notes de frais ainsi que leur validation pour vos équipes. Faites des avances sur frais et suivez les remboursements.
Besoin
Lorsqu'une entreprise commence à embaucher du personnel pour poursuivre son développement,
il faut absolument éviter de perdre trop de temps dans la gestion administrative,
et la gestion des notes de frais peut être un dossier très consommateur de temps.
A cela s'ajoute, le fait de pouvoir dématérialiser les justificatifs et de pouvoir les restituer de manière probante pour l'administration (URSSAF,...).
Le choix d'un logiciel permettant la gestion des notes de frais semble judicieux.
A cela s'ajoute, le fait de pouvoir dématérialiser les justificatifs et de pouvoir les restituer de manière probante pour l'administration (URSSAF,...).
Le choix d'un logiciel permettant la gestion des notes de frais semble judicieux.
Principales fonctionnalités
Paramétrage des types de frais et définition des éventuels plafonds par type de frais et par groupes de collaborateurs.
Déclaration des notes de frais.
Enrichissement des frais en détaillant les taux de TVA, en précisant les invités de vos déjeuners, en attachant les justificatifs de frais,...
Justificatifs de frais stockés de manière probante.
Pour les IK (Indemnités Kilométriques), choix graphique de l'itinéraire emprunté.
Soumission pour validation via un workflow.
En tant que validateur, contrôle et action sur les workflows.
Suivi des avances sur frais qui sont, au préalable, des demandes faites par les collaborateurs et soumises à workflow.
Gestion des remboursements des notes de frais et génération d'un fichier SEPA des virements à faire.
Refacturation des frais liés aux affaires.
Déclaration des notes de frais.
Enrichissement des frais en détaillant les taux de TVA, en précisant les invités de vos déjeuners, en attachant les justificatifs de frais,...
Justificatifs de frais stockés de manière probante.
Pour les IK (Indemnités Kilométriques), choix graphique de l'itinéraire emprunté.
Soumission pour validation via un workflow.
En tant que validateur, contrôle et action sur les workflows.
Suivi des avances sur frais qui sont, au préalable, des demandes faites par les collaborateurs et soumises à workflow.
Gestion des remboursements des notes de frais et génération d'un fichier SEPA des virements à faire.
Refacturation des frais liés aux affaires.
Frais professionnels
Collaborateurs
Les frais sont déclarés à date, pour une plage de dates ou chaque mois.
Possibilité de lier chaque frais à un client et une affaire, et d'inviter des personnes si vous avez le droit.
Soumission pour validation.
Visualisation de l'état de votre avance sur frais et du remboursement.
Managers
Vision transverse.
Accès au détail de chaque déclaration de frais.
Action sur le workflow : refus ou validation.
Remboursement des frais validés.
Itinéraires de vos déplacements
Récupérez directement les itinéraires possibles (adresses pré-remplies) pour choisir celui emprunté et à l'enregistrement l'image de l'itinéraire est mise en justificatif.
