ERP métier dédié
aux sociétés de Services et
aux cabinets de Conseil

Blog VSA - Actualités


Comment gérer les notes de frais : le guide complet




Actualités  |  19/06/2020

Contrôle de l’URSSAF, fraudes des salariés, processus complexe, il n’y a pas à dire la gestion des notes de frais en entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Et pourtant, la négliger coûte cher à l’entreprise, et même aux collaborateurs. Comment y remédier ?

A travers ce guide complet, nous vous accompagnons dans la gestion de vos notes de frais.

Alors suivez le guide !

 

gestion des notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ou frais professionnel ?

Une note de frais ou frais professionnel définit les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais sont remboursés par l’employeur.

Les notes de frais ne sont pas comptabilisées dans le calcul des cotisations de sécurité sociale et CSG-CRDS.

 

Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?

Il existe plusieurs modalités de remboursement des frais professionnels :

  • Le remboursement des dépenses réelles.
  • Le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire.
  • Le remboursement via une déduction forfaitaire spécifique.

Le remboursement des dépenses réelles

Comme son nom l’indique, il s’agit du remboursement du montant exact des frais payés par le salarié. Ces frais doivent rentrer dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.  

S’agissant de dépenses réelles, il n’y a pas de limite d’exonération, comme nous pourrons le voir pour le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire.

Le remboursement des dépenses réelles concerne :

  • Les dépenses en situation de télétravail.
  • L’utilisation d’outils des technologies de l’information et de la communication.
  • Le déménagement suite à une mobilité professionnelle.
  • Les salariés des entreprises français détachés à l’étranger.
  • Les salariés en missions temporaires ou mutés depuis la métropole vers les collectivités d’outre-mer ou inversement.

Le remboursement sous forme d’allocation forfaitaire

L’employeur rembourse le salarié sous forme de forfait basé sur les limites d’exonération définit chaque année.

Les frais à prendre en compte :

  • Les repas au restaurant.
  • La restauration sur le lieu de travail.
  • Les repas en dehors des locaux de l’entreprise.
  • Les frais kilométriques.
  • Les grands déplacements (en Métropole, Outre-mer et étranger).
  • Les dépenses d’hébergement provisoire.
  • Les dépenses liées à la mobilité professionnelle.

A noter que le remboursement forfaitaire ne s’applique pas pour les parties suivantes :

  • Les dirigeants liés au régime social des non-salariés.
  • Les gérants minoritaires.
  • Les présidents-directeurs généraux de sociétés Anonymes.
  • Les présidents et dirigeants de sociétés par Actions Simplifiées.

Le remboursement via une déduction forfaitaire spécifique

Il s’agit d’une déduction effectuée sur le calcul des cotisations de sécurité sociale, des contributions d’assurance et de l’AGS (Association de la Garantie des Salariés).

Pour être appliquées, certaines conditions doivent être réunies :

  • La profession des salariés en question (BTP, artiste, …).
  • Un plafond à 7600 euros par an et par salarié.

Pour toutes informations complémentaires, notamment sur les barèmes appliqués : URSSAF

 

 

Quels frais sont admis en tant que frais professionnels ? 

Les frais admis en tant que notes de frais sont variés. Nous pouvons distinguer :

La restauration

Lorsque le salarié, dans le cadre professionnel, doit inviter un tiers au restaurant par exemple.

Les déplacements

Lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile. Deux critères doivent être réunis :

  • Trajet aller supérieur à 50 Km.
  • Pas de possibilité d’effectuer le trajet en moins 1h30 avec les transports en commun.

Les frais pris en compte comprennent le repas et le logement.

Les transports

Ces frais concernant les dépenses effectuées par le salarié avec l’utilisation de son véhicule personnel, toujours dans le cadre de son activité professionnelle (frais de carburant, …).

Cela comprend également les frais de transport en commun ou service public comme la location de vélos.

A noter que les déplacements du lieu de résidence au travail ne sont pas pris en compte dans les notes de frais.

La mobilité

Ces frais sont liés à un changement de poste qui entraîne un trajet égal ou supérieur à 1h30 ou une distance égale ou supérieure à 50 km.

Les technologies de l’information et de la communication

Concerne les dépenses liées à l’Internet, les logiciels, le téléphone portable, etc., dans le cadre de l’activité professionnelle.

Le télétravail

Les frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle lors du télétravail.  Les frais peuvent être les équipements nécessaires, les frais liés à l’adaptation d’une pièce, les frais informatiques, etc.

Les autres frais

Concerne tous les autres frais qui peuvent être engagés par le salarié dans le cadre professionnel (vêtements de travail, …).

 

Les procédures à respecter pour les notes de frais

Les mentions obligatoires

Lors de la production de la note de frais certains éléments doivent y figurer :

  • Nom de l’émetteur.
  • Date.
  • Nature des frais.
  • Description. 
  • Montant total.
  • Moyen de paiement.

En fonction du type des frais, d’autres éléments doivent être intégrés.

Invitation au restaurant

  • Nom de l’invité.
  • Le motif de l’invitation.

Frais kilométriques

  • Motif du déplacement.
  • Lieu du déplacement.
  • Nombre de kilomètres effectué.
  • La puissance fiscale du véhicule.

 

Que faire en cas de perte du justificatif ?

Il peut arriver que le salarié perde le justificatif. S’offre à lui alors 3 solutions :

  • Demander un duplicata au fournisseur concerné.
  • Justifier à l’aide d’un relevé bancaire. 
  • Faire une déclaration sur l’honneur.