Qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, les entreprises adoptent de plus en plus l’affacturage pour optimiser leur situation financière. Cela permet d’enrayer les impayés, les retards de paiement et même les relances clients qui peuvent fragiliser la relation commerciale.

Mais à contrario, cela demande d’intégrer une nouvelle procédure à vos tâches administratives, déjà pénibles et répétitives, et vous pouvez vite vous laisser déborder. Heureusement, il existe des solutions comme VSActivity qui vous permettent d’automatiser votre processus d’affacturage.

Le maître-mot, celui qui vous donne des maux de tête et du fil à retordre, « facturation ». Remettons les éléments dans leur contexte. Lorsque vous signez un contrat avec votre factor, ce dernier s’engage à mettre à votre disposition une trésorerie immédiate en rapport aux factures client fournies. C’est un peu comme vendre vos factures, avec une commission en plus.  Encore faut-il fournir les factures dont il est question.

Rien de plus simple, il vous suffit d’identifier ces fameuses factures et de les transmettre à votre factor. Pourtant, il y a comme un hic à cette étape du processus qui transforme ce qui devait être un levier de croissance et de compétitivité, en une tâche à faible valeur ajoutée.  Eléments d’explication.

Vous perdez du temps

Afin d’identifier facilement, du moins en fonction de vos ressources, les factures à transmettre au factor, vous avez créé un fichier Excel avec les numéros de factures concernés. De là, plusieurs cas de figures :

• Vous avez fait une ou plusieurs erreur(s) de saisie et transmis une ou plusieurs mauvaise(s) facture(s). Votre entreprise a donc reçu le mauvais montant.
• Vous perdez du temps à consulter l’ensemble des fichiers Excel pour identifier les factures et vérifier toutes les informations.

Vous perdez de l’argent

Comme l’expression le dit « le temps c’est de l’argent » donc votre perte de temps à effectuer cette tâche supplémentaire lourde, c’est du temps que vous ne consacrez pas à votre cœur de métier pour l’activité de l’entreprise, donc de l’argent de perdu.

Vous avez peut-être automatisé vos tâches administratives grâce à un ERP métier. Cependant, ce dernier ne peut pas s’interfacer avec le système de la société d’affacturage. Pour régler ce problème, vous investissez dans un nouveau logiciel qui convertira au bon format le fichier de votre ERP. Donc si vous suivez bien, vous perdez du temps à effectuer cette tâche et vous perdez de l’argent car vous devez investir pour la finaliser.   

Vous perdez en réactivité

Au vu du temps que vous perdez à effectuer le processus d’affacturage, en plus des autres tâches administratives, votre réactivité en prend un coup.  D’une part, car cela alourdit considérablement votre gestion administrative et d’autre part, vous perdez de vu votre cœur de métier.

Pourtant, il existe des outils comme VSActivity qui vous font gagner du temps chaque mois et vous permettent d’économiser de l’argent.

VSActivity est capable de créer les fichiers à destination de votre factor, automatiquement à partir des informations que vous aurez rentrées. Cela vous permet de ne pas éparpiller les informations clients et ainsi d’éviter les pertes de données.

L’interface disponible dans VSA vous permet de générer vos fichiers à destination des plateformes électroniques des sociétés d’affacturage, vous gagnez donc du temps. Ces exports sont disponibles en standard dans la version Enterprise de VSA.

Plusieurs supports sont dès à présent disponibles et d’autres viendront.

• FactoFrance Factonet en mode notifié et non notifié
• BNP Paribas factor en mode non notifié

Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter ou contacter votre account manager pour les clients VSA.