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BPM et ERP : Connaissez-vous la différence ?

Actualités | 12/03/2021

Quelle est la différence entre un logiciel de Business Process Management et un Enterprise Resource Planning ?

A l’heure où les entreprises continuent d’intégrer des solutions informatiques pour répondre à leurs besoins en transformation numérique, le choix entre deux solutions peut s’avérer complexe, surtout si ces dernières semblent répondre à la même problématique : la productivité de l’entreprise.

C’est notamment le cas avec le BPM et l’ERP qui sont deux solutions qui ont pour but d’accroître la productivité de l’entreprise à travers la gestion de leurs processus. Pourtant, elles n’agissent pas à la même échelle.

On vous explique !

Qu’est-ce qu’un BPM ?

L’acronyme BPM signifie « Business Process Management » en anglais, autrement dit en français, « Gestion des processus métiers ».

C’est une solution informatique qui conceptualise les processus métiers d’une entreprise afin d’analyser, de mesurer et d’optimiser chaque flux.

Le but est d’améliorer la productivité de l’entreprise en coordonnant les flux humains, les machines, les systèmes et les robots.

Mais concrètement ça donne quoi ?

Lorsque la solution logicielle BPM modélise les processus métiers, elle analyse chaque échange, tâche, temps d’exécution, validation.

Pour effectuer cette cartographie des flux d’échanges, elle se base sur ce qui se passe sur le terrain. Ainsi, elle permet de mettre l’accent sur les dysfonctionnements et d’améliorer les processus.

Cela peut être en automatisant des tâches répétitives par exemple.

Un Business Process Management a de nombreux bénéfices pour l’entreprise

Une solution logicielle de gestion des processus métiers va permettre :

D’améliorer la communication au sein des différents processus.
De réduire les erreurs humaines : oublis d’exécution, par exemple.
De mettre en place des solutions d’automatisation des tâches répétitives pour permettre aux collaborateurs d’effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela peut être en permettant l’automatisation de la gestion de la relation client.
D’augmenter la rapidité d’exécution des tâches.
D’améliorer la conformité des processus, notamment pour conserver une certification ou pour l’obtenir.

Comment ? A travers une vision précise et claire de l’avancement des tâches ou des projets, du suivi des indicateurs clés, propre à chaque métier de l’entreprise et des alertes en cas d’anomalie.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

L’Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en français désigne également une solution informatique dont le but est d’améliorer la productivité de l’entreprise.

C’est un logiciel de gestion qui réunit plusieurs briques fonctionnelles interconnectées entre elles : CRM (Customer Relationship Management), SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), gestion de la facturation, gestion des temps et des activités ou encore les notes de frais pour ne citer que celles-ci.

Un ERP est une solution de gestion d’entreprise qui permet d’avoir une vision globale sur l’activité de son entreprise, d’uniformiser les processus et de centraliser les données de l’entreprise.

Plus concrètement ça donne quoi ?

Au moment de l’implémentation d’un ERP, l’entreprise aura une unique base de données accessible à l’ensemble des métiers (en fonction des droits et du paramétrage mis en œuvre dans la solution ERP).

Ainsi les multiples re-saisies sont supprimées puisqu’une donnée intégrée une seule fois est réutilisée/recopiées aux endroits nécessaires au sein du logiciel de manière automatique.
La donnée est plus fiable.
Les tâches chronophages sont réduites.
Les processus sont unifiés à travers des workflows paramétrables.
Du reporting (tableaux croisés et graphiques) est disponible pour permettre une vision des indicateurs clés.

Quelles différences entre BPM et ERP ?

Même si les deux solutions ont la même finalité, elles diffèrent sur bien des points.

Le système d’information

L’ERP va centraliser les données de l’entreprise pour former une seule et unique base de données pour l’ensemble des métiers de l’entreprise. Ainsi, les données sont plus facilement accessibles et mises à jour pour accroître leur fiabilité.

La solution BPM va, elle, se focaliser sur les flux d’information propre à chaque métier. Dans les faits, le rôle de la solution n’est pas d’unifier les données de l’ensemble des métiers de l’entreprise, mais de faciliter la transmission des informations au sein d’un métier. Par conséquent, si l’entreprise possède plusieurs systèmes d’information dédiés à chaque métier alors la solution les traitera séparément.

L’échelle d’influence

L’ERP s’adresse à l’ensemble de processus métiers de l’entreprise et vise à les unifier pour améliorer la productivité. Autrement dit, l’application informatique va intégrer une donnée pertinente aux différents endroits où elle est nécessaire afin que chaque département qui en a besoin y ait accès.

Par exemple, lors de la facturation d’un client :

Le commercial va créer l’affaire, ensuite le consultant affecté à la mission va remplir un compte-rendu d’activité et, lors de la facturation, l’ensemble de ces données est repris. L’affaire liée au client, le temps passé sur ce projet, le mode de facturation, etc.

L’ERP va assurer une cohésion entre les services.

Le BPM se focalise, lui, sur les processus par métier et la cohésion entre l’humain et les outils. Plus spécifiquement, sur la manière dont le processus se déroule étape par étape. Il ne va pas faire de lien entre les métiers de l’entreprise.

Si on reprend l’exemple précédent, la solution de gestion des processus métiers va se focaliser d’une part sur le processus de création des affaires par le commercial, indépendamment, du processus des déclarations des temps par le consultant, qui sera lui aussi indépendant du processus de facturation.

La solution logicielle BPM va assurer une cohésion au sein d’une même équipe.

Les fonctionnalités

De plus, les fonctionnalités proposées par les deux solutions ne sont pas les mêmes.

L’ERP est un logiciel de gestion qui permet d’accompagner les métiers d’une entreprise dans leurs tâches quotidiennes. Tandis que le BPM est une solution qui coordonne les processus métiers en automatisant les tâches répétitives à travers des workflows bien ficelés et ainsi permettre de simplifier les processus.

Une solution BPM peut-elle remplacer un système ERP ?

La réponse est non : une solution BPM ne peut pas remplacer un système ERP. Pour toutes les raisons évoquées précédemment.

Même si la finalité est la même, les deux solutions n’agissement pas au même niveau des processus. Tandis que l’une agit au sein des processus d’une même équipe, l’autre agira au sein du processus de l’ensemble de l’entreprise.

BPM et ERP : un couple complémentaire ?

Oui, les deux solutions peuvent être complémentaires. Elles permettent de mettre en place des processus efficaces à des échelles différentes et aussi :

De suivre aisément les projets en cours, les indicateurs, etc.
De valider chaque étape d’un processus et d’apporter des corrections aux endroits nécessaires.
De réduire les tâches répétitives en automatisant.

Pour conclure sur la différence entre un BPM et un ERP

Dans leur stratégie de transformation digitale, les entreprises se posent souvent beaucoup de questions sur les bons outils à mettre en œuvre.

Un Business Processus Management et un Enterprise Resource Planning sont deux solutions qui se ressemblent, car elles influencent les processus de l’entreprise et ont pour but de les améliorer pour augmenter la productivité.

Néanmoins, elles n’interviennent pas au même niveau ce qui fait d’elles deux solutions différentes. L’une agit à l’échelle d’un métier indépendamment des autres tandis que l’autre agit sur l’ensemble des métiers de l’entreprise.

Notez que les deux solutions peuvent parfaitement se compléter pour optimiser la rentabilité de l’entreprise.

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