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Guide pratique de la signature électronique
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Si quand vous pensez "Signature électronique", vous pensez à une signature scannée, ce guide est fait pour vous.
Découvrez toutes les subtilités qui se cachent derrière une signature électronique.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
C’est un dispositif qui permet de sceller un accord mutuel entre plusieurs parties prenantes et est utilisé sur les documents en question comme garantie de conformité.
Selon le code civil, la signature électronique à la même valeur juridique que la signature manuscrite en France et dans l’Union européenne. Ainsi, elle doit permettre d’identifier l’auteur et doit répondre aux caractéristiques suivantes :
- Authenticité : l’auteur de la signature doit pouvoir être identifié.
- Infalsifiable: pas de possibilité de se faire passer pour l’auteur de la signature.
- Non-réutilisable: pas de possibilité de réutiliser la signature, en la déplaçant par exemple
- Inaltérable: le document n’est plus modifiable après la signature.
- Irrévocable : une fois signé, l’auteur ne peut plus contester.
La signature électronique permet de signer tout type de documents :
- Contrats de travail.
- Factures.
- Devis.
- Documents juridiques.
- Bons de commande.
- Les mandats et les compromis de vente.
- Documents comptables.
- Les actes notariés.
Les différents niveaux de signatures électroniques
Précédemment, nous évoquions le fait que la signature électronique et la signature manuscrite avaient la même valeur juridique. Il faudra, néanmoins, noter quelques subtilités d’usage qui dépendront du niveau de signature électronique utilisé.
La signature simple de niveau 1
La signature simple, également appelée signature numérique, correspond à une signature scannée que l’on va intégrer à un document, ou encore, à un code secret que l’on va taper.
Son niveau 1 lui confère une valeur juridique limitée, car elle ne garantit pas l’identité du signataire et l’intégrité des données.
Elle est notamment beaucoup utilisée dans les processus internes des entreprises comme pour la signature d’un accusé de réception, d’une autorisation, etc.
La signature électronique avancée de niveau 2
La signature électronique avancée qui doit satisfaire à des exigences écrites dans l’article 26 de l’eIDAS.
Le prestataire proposant de la signature électronique doit garantir la conformité de la signature :
- être liée à son signataire de manière univoque ;
- permettre d'identifier formellement le signataire ;
- être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire comme son téléphone ou ordinateur personnel ;
- garantir que l'acte (document, contrat,...) auquel elle s'attache ne pourra pas être modifié.
De ce fait, la signature électronique de niveau 2 permet de signer des factures dématérialisées, des contrats de travail, des compromis de vente, des contrats d’assurance, etc.
La signature qualifiée de niveau 3
D’après le code civil, la signature qualifiée de niveau 3 est l’équivalent de la signature manuscrite. Elle est utilisée pour les documents nécessitant une authentification comme les actes notariés, les appels d’offres publiques, etc.
C’est la signature la plus performante d’un point de vue juridique car, l’identité du signataire a été préalablement authentifiée par le prestataire de certification ou de service de certification électronique.
Les trois niveaux de signature permettent de faire un usage différent de la signature électronique. Les signatures électroniques avancées et qualifiées sont celles qui sont les plus robustes d’un point de vue juridique, car elles font appel à un prestataire qui garantit le respect des standards ou qui est lui-même certifié. Par conséquent, ce sont celles qui sont utilisées pour la signature de documents où une valeur juridique est requise.
Quelques chiffres sur la signature électronique en entreprise
OpinionWay a mené une étude sur la signature électronique en entreprise, voici ce qu’il faut retenir.
- 9/10 cadres signent presque tous les jours ;
- Pourtant seulement 8% n’utilisent plus le papier.
Les freins à la signature électronique
- 64% sont intéressées mais leur entreprise n’a pas atteint un stade de digitalisation assez avancé.
- 39% ce n’est pas une priorité d’investissement pour l’entreprise.
- 31% absences de conformité dans leur secteur d’activité.
- 19% investissement de temps trop important (installation de la solution, formation des collaborateurs,...).
Pour les entreprises qui ont opté pour la signature électronique, voici les bénéfices identifiés
- Gain de temps.
- Productivité.
- Sécurité des données.
C’est d’ailleurs les mêmes critères attendus par les entreprises qui n’utilisent pas de solution de signature.
Pour 63% des utilisateurs, une solution de signature électronique simplifie le quotidien. Et 53% des entreprises attendent que le prestataire garantisse la conformité réglementaire.
D’ailleurs, la simplicité est un des critères de sélection d’une solution de signature, suivi de la possibilité d’archiver les documents signés ainsi que la possibilité d’intégrer la solution avec les logiciels métiers déjà présents en entreprise.
Les départements au sein de l’entreprise, qui utilisent la signature électronique
- 73% les directions administratives et financières
- 43% les départements juridiques
- 43% les achats
Vous aurez remarqué que la direction commerciale ne fait pas partie des gros utilisateurs de la signature électronique. En effet, seulement 25% des directions commerciales utilisent la signature électronique pour conclure des contrats.
Ce qui explique également le faible taux de 12% de signatures de contrats B2B en signature électronique.
La signature électronique est utilisée pour :
- 55% pour signer des documents pour l’administration publique.
- 39% pour valider des documents en interne.
A noter que 63% utilisent la signature électronique pour signer plutôt que pour faire signer.
La signature électronique est un vrai atout au sein des entreprises car elle permet de gagner du temps et facilite le quotidien, pourtant encore très peu d’entreprises l’ont intégrée.
Les entreprises veulent une solution simple, avec possibilité d’archivage et qui s’intègre parfaitement avec les autres logiciels métiers.
Elles veulent également une garantie de la conformité.
Comment signer électroniquement un document ?
La signature électronique doit être réalisée à travers un dispositif de création de signature électronique qualifiée ou de cachet électronique qualifié.
Une signature électronique est définie comme étant qualifiée si elle répond aux normes de l’eIDAS.
Les normes de la signature électronique qualifiée selon eIDAS
Pour être robuste d’un point de vue juridique, la signature électronique ou le cachet électronique doivent répondre aux exigences suivantes :
Délivrance de certificat qualifié de signature électronique et de cachet électronique d’authentification de site Internet
Cela permet d’authentifier les auteurs physiques et moraux des signatures et ainsi confère à la signature la même valeur juridique que la signature manuscrite. Le cas échéant, cela relie également le site Internet.
Validation qualifiée des signatures électroniques et des cachets qualifiées
C’est une preuve de la validation par un tiers et donc une garantie juridique.
Conservation qualifiée des signatures
Cela permet de prolonger la validité technologique de la conservation.
Horodatage électronique
Pour attester de l’existence des données liées à la signature à un moment donné.
Envoi recommandé électronique qualifié
Pour la transmission des données entre tiers et notamment pour protéger les données contre les risques de perte, vol ou falsification.
Vous avez également la possibilité de passer par un prestataire de confiance, qui répond aux exigences précédentes.
Le processus de signature électronique
Une fois que vous avez identifié votre prestataire de confiance, il suffira de quelques étapes pour signer votre document :
- Vous devez vous connecter sur le site du prestataire.
- Ensuite, vous devez intégrer le ou les documents que vous souhaitez faire signer.
- Envoyer l’invitation aux autres signataires afin qu’ils signent le document.
La signature électronique avec le portail Constellation de VERYSWING
Le portail Constellation est un portail d’échange et de signature électronique. Il permet d’effectuer des signatures avancées qui respectent les normes européennes.
Avec l’outil Constellation, vous pouvez signer plusieurs types de documents comme :
- Les propositions commerciales
- Les devis
- Les comptes rendus d’activité
- Les contrats de travail
- etc.
L’outil est accessible gratuitement aux utilisateurs des solutions SaaS de VERYSWING mais donc aussi à leur clients, fournisseurs et partenaires.
Conclusion sur la signature électronique
La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.
Intégrée en entreprise, la signature électronique facilite le quotidien. Cela améliore les échanges de documents, accélère le processus de signature de documents, sécurise les données et permet de faire des économies (impression, envoi, etc.).
Pour être valable juridiquement, la signature électronique doit répondre à des normes régies par l’eIDAS. Il est également possible de passer par un prestataire de confiance qui doit également répondre aux exigences.
D’un point vu utilisation, effectuer une signature électronique est très simple, car il suffit de se connecter sur le site du prestataire de télécharger le document et d’envoyer une invitation aux autres signataires.
Il ne vous reste plus qu’à choisir votre prestataire de confiance.
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