Le logiciel dédié aux métiers du Conseil et du Service



   Retour aux témoignages clients
Ai3

SSII - 140 personnes

On sent que notre business est compris et le progiciel déjà riche continue à s’enrichir de fonctionnalités que nous pouvons déployer à notre rythme. VSActivity saura accompagner nos ambitions de développement et de croissance.


A propos de Ai3

Ai3 est une société de Conseil spécialisée dans la mise en place de solutions innovantes reposant sur les technologies Microsoft.
Ai3 se voulant résolument différente des SSII "classiques", son orientation l’a naturellement conduite à adopter une position de "Conseil" tant sur un plan fonctionnel que technique.
Partenaire certifié du Microsoft Partner Network et détentrice du titre Microsoft de Partner of the Year 2013, Ai3 apporte toute son expertise et son savoir-faire aux entreprises désireuses d'employer des solutions innovantes.
Créée en décembre 2007, Ai3 connaît une croissance sereine et maîtrisée. En 2012, le chiffre d’affaires dépasse les 10 millions d’euros et l’effectif 2013 est de 140 collaborateurs.
Ai3 est présente sur tout le marché français à travers 4 agences : Ile-de-France, Ouest, Sud-Ouest et Sud-Est.

Le contexte et le besoin

Ai3 est une société en pleine croissance et la mise en place de la gestion s’est faite sur la base de développements spécifiques et de fichiers Excel. Cela constitue un ensemble hétérogène où les délais de traitements sont élevés et l’intégrité des données peu fiable. Beaucoup de contrôles sont nécessaires pour être sûrs de ne pas faire d’erreur dans sa gestion.
Avec l’intégration de Bewise, fin 2012, il devenait nécessaire à Ai3 de structurer son Système d’Information.
Ai3 cherchait depuis plusieurs mois une solution de gestion de type ERP accessible et utilisable par n’importe quel acteur de son entreprise, tout en partageant et travaillant avec les mêmes données d’entreprise.

Les points importants à adresser étaient :
  • La gestion multi-sociétés ; Ai3 et Bewise constituent un ensemble de 4 entités juridiques.
  • Le suivi des consultants / ingénieurs : temps, absences, notes de frais, missions, etc.
  • Le pilotage opérationnel : affectation, planification et management des collaborateurs.
  • Le processus de facturation pour boucler les clôtures mensuelles, avant le 5 de chaque mois suivant.
  • La gestion des Ressources Humaines : du dossier salarié à la préparation de la paie.
  • L’authentification centralisée en exploitant les comptes Microsoft déjà gérés chez Ai3.
  • L’architecture technique proposée pour une utilisation en mode SaaS : sécurité, gestion des données et performance.
  • Une relation efficace entre Ai3 et l’éditeur qui serait choisi.

La solution

Après avoir étudié les solutions du marché des ERP dédiés aux sociétés de services et aux cabinets de conseil, Ai3 a retenu VSActivity pour l'accompagner dans sa croissance et sa gestion.
Comme l’indique Cédric JIMENEZ, responsable du projet et directeur général en charge des opérations d’Ai3,

les points différenciateurs qui ont conduit à ce choix sont :
  • La couverture fonctionnelle importante et aboutie ainsi que les perspectives d’évolutions complémentaires,
  • La prise en main aisée de VSActivity par les collaborateurs qu’ils soient consultants ou managers / commerciaux,
  • La réponse aux différents points importants pour Ai3 en permettant de gérer un total de 40 entités (sociétés, Business Units et équipes) déclarées et hiérarchisées,
  • Les interlocuteurs et les échanges très professionnels, dont la maîtrise de la gestion de sociétés des services était évidente.

VSActivity a été déployé dans le planning qui avait été fixé, en intégrant en plusieurs vagues les données qui avaient été préparées par Ai3. Côté prise en main, deux jours de formation sur site et à distance ont été réalisés, répondant ainsi à l’organisation multi-sites et aux attentes que chaque type de collaborateurs.

Les bénéfices

VSActivity a permis de réduire considérablement les temps des traitements de gestion, et d’avoir une gestion maîtrisée et centralisée :
  • Chaque collaborateur travaille sur le même outil et une image positive est renvoyée à la direction d’Ai3.
  • L’utilisation full web et sécurisée (https) s’inscrit parfaitement dans le business d’une société de Conseil comme Ai3 en suivant les déplacements des consultants, managers et commerciaux.
  • L’information est partagée et fiable : les risques d’erreurs et les contrôles réguliers avant un processus de facturation ou de paie sont maintenant oubliés.
  • La clôture mensuelle a bien été réduite au 5 du mois suivant maximum : les factures émises rapidement améliorent significativement les flux de trésorerie.

Cédric JIMENEZ conclut :

Après plusieurs mois de démarrage, rien n’a changé, les équipes de VSActvity nous suivent toujours aussi bien. La réactivité du support et la qualité des réponses sont d’un haut niveau. On sent que notre business est compris et le progiciel déjà riche continue à s’enrichir de fonctionnalités que nous pouvons déployer à notre rythme. VSActivity saura accompagner nos ambitions de développement et de croissance.


   Retour aux témoignages clients